Головна  →  Адміністрація  →  Структура  →  Апарат  →  Відділ організації діловодства

Адреса

03115, м. Київ Просп. Перемоги, 97

Телефон

(044) 424-34-16, 423-16-80, 424-03-63

Електронна адреса

dokvidsrda@ukr.net;

doksrda@kievcity.gov.ua

Начальник   відділу

Лозова Тетяна Іванівна

Заступник начальника відділу

Неділюк Людмила Віталіївна

Основними завданнями відділу є забезпечення реалізації державної

політики у сфері:

  • забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови інформаційно-пошукових систем, контролю за виконанням і підготовкою документів на архівне зберігання в районній в місті Києві державній адміністрації, її структурних підрозділах;
  • удосконалення форм і методів роботи з документами;
  • скорочення документообігу;
  • уніфікації форм документів;
  • розроблення і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення роботи з документами в районній в місті Києві державній адміністрації, її структурних підрозділах;
  • впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

  • організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією;
  • забезпечує контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в апараті районної в місті Києві державної адміністрації;
  • здійснює літературне редагування проектів вихідної кореспонденції, розпоряджень та доручень голови держадміністрації; розробляє проекти розпоряджень голови районної в місті Києві державної адміністрації, інструкцій, методичних рекомендацій з питань, що належать до компетенції відділу;
  • забезпечує приймання, попередній розгляд, реєстрацію, облік та контроль за проходженням службових документів, їх зберіганням та передачею в установленому порядку до архівного відділу;
  • здійснює приймання, реєстрацію, облік та контроль за проходженням документів з грифом «Для службового користування» та «Для службового користування» літер М, згідно з вимогами законодавства;
  • організовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є районна в місті Києві державна адміністрація;
  • здійснює контроль за розглядом, опрацюванням, обліком, систематизацією, аналізуванням та наданням відповідей на запити на інформацію, що надходять до районної в місті Києві державної адміністрації, а також надає консультації під час оформлення таких запитів;
  • розглядає за дорученням голови звернення народних депутатів України, запити депутатів Київської міської ради, звернення громадян, установ і організацій, запити на інформацію, що належать до компетенції відділу;
  • забезпечує регулярний прийом інформації від органів державної влади вищого рівня та здійснює передачу інформації, підготовленої структурними підрозділами районної в місті Києві державної адміністрації за допомогою електронної пошти;
  • забезпечує перевірку організації діловодства структурними підрозділами районної в місті Києві державної адміністрації;
  • забезпечує проведення випереджувального моніторингу строків виконання службових документів та своєчасне інформування голови районної в місті Києві державної адміністрації, першого заступника голови, заступника голови, керівника апарату відповідно до розподілу обов'язків про неможливість їх додержання;
  • організовує облік і контроль за виконанням службових документів структурними підрозділами районної в місті Києві державної адміністрації, а також аналізує причини порушення строків виконання документів і вносить пропозицій щодо їх усунення;
  • забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної в місті Києві державної адміністрації про стан діловодства і виконання службових документів;
  • забезпечує підготовку і завчасне та систематичне надання структурним підрозділам районної в місті Києві державної адміністрації щотижневих письмових нагадувань-попереджень про закінчення строків виконання службових документів;
  • забезпечує підготовку інформаційних та аналітичних матеріалів для голови районної в місті Києві державної адміністрації, першого заступника голови, заступника голови, керівника апарату щодо виконання службових документів;
  • забезпечує розробку та подання в установленому порядку пропозицій з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;
  • забезпечує підготовку пропозицій щодо розгляду на засіданнях колегії районної в місті Києві державної адміністрації питань про стан ведення діловодства і виконання службових документів у структурних підрозділах районної в місті Києві державної адміністрації;
  • забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;
  • забезпечує захист персональних даних;
  • здійснює контроль за додержанням вимог до підготовки та погодження розпоряджень районної в місті Києві державної адміністрації;
  • здійснює реєстрацію, тиражування розпоряджень голови районної в місті Києві державної адміністрації, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних відділів, управлінь, інших структурних підрозділів районної в місті Києві державної адміністрації і організацій, видачу копій та витягів з виданих розпоряджень;
  • надає методичну допомогу під час ознайомлення з виданими документами;
  • організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;
  • сприяє впровадженню нових інформаційних технологій в сфері електронного документообігу;
  • вживає заходів до скорочення документообігу, а також обсягів копіювально-розмножувальних робіт;
  • забезпечує складання зведеної номенклатури справ апарату Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації, забезпечує ведення єдиної системи обліку бази даних службової кореспонденції, розпорядчих документів, запитів на публічну інформацію, розпоряджень районної в місті Києві державної адміністрації;
  • забезпечує видачу та здійснення контролю за використанням бланків Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);
  • забезпечує надання практичної та методичної допомоги з ведення діловодства та здійснення контролю управлінням, відділам та іншим структурним підрозділам районної в місті Києві державної адміністрації;
  • вивчає досвід діловодних служб структурних підрозділів районної в місті Києві державної адміністрації, надає їм методичну допомогу щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, сприяє підвищенню професіоналізму працівників, які займаються діловодством у структурних підрозділах районної в місті Києві державної адміністрації;
  • забезпечує зберігання печатки та штампів відділу, передбачених цим Положенням та завіряє печаткою документи у випадках передбачених Інструкцією з діловодства;
  • виконує інші функції, які випливають з покладених на відділ завдань.
Версiя для друку